第二章  内部控制审计

 

第一节  一般原则

    第八条  本指南所称内部控制是指为了实现教育事业发展目标，保证资金、资产、资源安全、完整，并得到合理有效利用；保证会计信息真实、准确，保证有关法律、法规、规章的贯彻实施而制定与实施的一系列控制方法、保证措施和业务程序。

    第九条  本指南所称内部控制审计是指内部审计机构为了促进完善内部控制，保证其有效执行而对本单位内部控制体系的健全性、有效性所进行的了解、测试和评价活动。

    第十条  本指南所称内部控制审计的内容主要包括对教学管理、科研管理、财务管理、资产管理、采购管理等活动中内部控制体系的健全性、有效性进行的审查和评价。

    第十一条  被审计单位的各项业务的内部控制体系主要由控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通、监督等要素组成，对高等学校各项业务的内容控制审计主要围绕这些要素来进行。

    第十二条  在开展内部控制审计时，要考虑成本效益原则，结合本单位内部审计资源和实际情况，既可以对单位内部控制进行全面审计与评价，也可以对单位内部控制的组成部分进行审计与评价。

    第十三条  开展内部控制审计工作时应遵循以下原则与方法。

    （一）内部控制审查与业务活动、财务活动审查相结合；

    （二）内部控制审查与风险管理审查相结合；

    （三）内部控制审查与促进推动内部控制自我评估相结合；

    （四）根据不同的审计对象，审计目标和审计所需的证据选择不同的方法，以保证审计工作的质量和审计资源的有效配置。

    第十四条  内部控制自我评估是高校完善内部控制体系的有效方式之一。开展内部控制审计应充分关注这一有效方式，利用、指导、推动内部控制自我评估的开展，促进完善内部控制体系建设。

 

第二节  控制自我评估的应用

    第十五条  控制自我评估，是指由对内部控制的制定与执行负有责任的组织相关管理人员对内部控制进行评价的过程。内部审计人员可以应用控制自我评估法来协助内部控制的审查和评价。

    第十六条  内部审计人员在实施内部控制审查与评价之前应适当应用控制自我评估法，根据控制自我评估报告考虑审计重点，以提高审计效率，促进内部控制审计目的的实现。

    第十七条  内部审计人员应当制定控制自我评估计划，召集组织相关管理人员对内部控制进行自我评估，并做好组织、协调与记录工作。

    第十八条  内部审计人员可以根据内部控制审计的目的与范围，确定控制自我评估的内容。控制自我评估主要包括以下内容：

    （一）确定组织整体或职能部门的目标，识别其主要风险；

    （二）评估组织内部控制的适当性、合法性及有效性；

    （三）确认内部控制重大缺陷或存在严重风险的业务环节；

    （四）评估组织非正式的控制及其有效性；

    （五）评估组织的业务流程及其运作效率；

    （六）对控制自我评估中发现的问题提出改进建议。

    第十九条  内部审计人员在应用控制自我评估法时，一般包括以下主要程序：

    （一）制订控制自我评估的计划；

    （二）与组织相关管理人员就控制自我评估的目的、内容及程序进行事先沟通和交流；

    （三）确定控制自我评估的时间与方法；

    （四）召集组织相关管理人员开展控制自我评估；

    （五）在控制自我评估过程中做好协调与记录工作；

    （六）在控制自我评估过程结束后，及时反馈并提交控制自我评估报告。

    第二十条  内部审计人员应用控制自我评估法时，应当根据部门或单位特点、组织文化、管理风格、员工素质等灵活选用适当的方法。控制自我评估的主要方法包括：专题讨论会、问卷调查法和管理分析法。

    （一）专题讨论会是指内部审计人员召集组织相关管理人员就内部控制的特定方面或过程进行讨论及评估的一种方法。

    （二）问卷调查法是指内部审计人员就内部控制的特定方面或过程以书面问卷的形式向组织相关管理人员收集意见的一种方法。

    （三）管理分析法是指内部审计人员就内部控制的特定方面或过程向相关管理人员收集信息，并将之与其他来源的信息一起进行综合分析的一种方法。

    第二十一条  内部审计人员应当将控制自我评估过程中相关管理人员对内部控制的意见、建议以及评估结论等记录于工作底稿中，并据此提出改进内部控制的建议，编制控制自我评估报告。

    第二十二条  内部审计人员应当将控制自我评估报告及时反馈给参与内部控制评估的相关管理人员。必要时，也可提交给学校领导，以便其及时采取有效措施改善有关业务活动及其内部控制。

 

第三节  教学管理内部控制审计

    第二十三条  教学管理内部控制审计是指内部审计机构为保证本单位教学（包括本科生、研究生和继续教育教学等）资金的安全完整、教学资源得到合理有效配置、降低单位教学风险、保证单位遵守教学活动相关法律法规，而对单位教学管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。

    第二十四条  教学管理内部控制审计应获取的资料主要有：

    （一）学校教务部门、招生部门及学生管理部门的组织结构图，部门职责，岗位职责及工作手册；

    （二）各类教学管理规章制度，包括招生、教学实验基地、教学中心、函授站、校际交流、合作办学、助学、助教、助研管理、教学经费管理等方面规章制度；

    （三）收费许可证，涉及教学活动及学生管理的各项收费项目、收费标准及审批文件；

    （四）各类学生招生计划，招生广告，自主招生方案，自主招生标准，委托招生协议，招生总结报告；

    （五）教学实验基地及教学中心可行性论证，建设标准，合作建设协议，资产移交清单，资产管理办法，建设成果报告；

    （六）校际交流协议、合作办学协议、合作办学审批表、校际交流及合作办学结算报告；

    （七）学生管理信息数据库设计文档，升级文档、数据结构、业务流程；

    （八）在校生名单、毕业生名单、结业生名单；

    （九）助学金、助研费、助教费发放名册及审批文件；

    （十）教学管理经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料；

    （十一）其他有关资料。

    第二十五条  教学管理内部控制审计的内容主要有：

    （一）教学管理的控制环境

    1、是否建立“三重一大”事项集体决策机制并形成相关记录；

    2、管理层的分工是否明确，是否严格在授权范围内处理相关事项，分管领导不能处理相关事项时，是否授权其他领导进行处理，授权范围及期限是否明确；

    3、是否贯彻教学廉政责任制，是否在教学管理过程中贯彻遵纪守法思想，并制订了惩防措施；

    4、教学管理内部组织机构的设置是否合理，部门职责及岗位职责是否明确，不相容的职责是否进行了分离，相关业务是否由相关的部门进行处理，处理流程是否清晰；

    5、各项教学管理规章制度是否健全，奖惩措施是否得当；

    6、是否依照有关程序对员工进行招聘和培训；

    7、考核激励机制是否切实可行，是否严格执行此考核激励机制；

    8、是否制订了从业人员职业道德规范，职业道德规范的内容是否明确、切实可行，并得到有效执行。

   （二）教学管理的风险管理

    1、是否对不同的教学管理业务建立了不同的风险管理目标，风险管理目标是否明确并切实可行；

    2、是否采取措施加强对乱办班、乱收费、乱发证进行管理；

    3、是否建立定期或不定期的风险评估机制，对风险的考虑是否全面；

    4、是否建立风险预警机制或风险预案，对风险的管理是否灵活有效。

    （三）教学管理的控制活动

    1、招生

    （1）是否采用各种媒体发布招生广告，是否签订发布协议，是否按发布协议指定的时间和方式发布招生广告；

    （2）发布的招生广告是否学校主管部门审批，内容是否清楚，有无存在误导性语言和虚假陈述；

    （3）是否采用委托招生方式，是否签订委托招生协议，委托招生协议是否报学校主管部门审批，双方的权利义务规定是否明确；

    （4）委托招生协议中是否有最低人数限制条款，是否规定了招生达不到最低人数时的处理措施；

    （5）是否按委托招生协议结算相关费用，费用的调整是否补充签订相关协议；

    （6）是否存在自主招生模式，是否有自主招生方案，自主招生计划是否符合规定，是否制订明确的自主招生标准，是否严格按自主招生标准执行；

    （7）是否组织招生入学考试，是否收取报名费、考务费，是否按规定的标准收取，是否纳入学校统一核算、统一管理；

    （8）是否将捐资办学与招生名额相挂钩，是否存在点招现象；

    （9）招生过程中是否收费相关费用，收费标准是否按有关规定执行，是否纳入学校统一核算，统一管理。

    2、教学实验基地建设

    （1）对教学实验基地建设是否进行可行性研究；

    （2）教学实验基地建设目标是否明确，是否存在重复建设情况，是否符合学校的总体战略；

    （3）设立教学实验基地是否经学校主管部门批准；

    （4）是否签订教学实验基地合作建设协议，协议中双方的责权利是否明确；

    （5）协议的签订是否经过授权审批，到期的合同是否及时进行续订，对变化了的情况是否及时对协议进行修改；

    （6）是否建立了教学实验基地考核指标，是否对教学实验基地进行定期考核，对考核不合格的实验基地是否有相应的处理措施；

    （7）实验基地的资产调拨是否履行相关手续；

    （8）是否按协议的约定足额从实验基地收取相关费用。

    3、校际交流

    （1）校际交流单位的确定是否符合学校总体目标，目的是否明确；

    （2）是否制订了校际交流协议，交流活动是否有专门部门归口管理，交流协议的签订是否得到授权；

    （3）交流单位与交流内容是否存在重复建设问题；

    （4）交流协议内容是否明确，是否有明确的交流项目及实施措施，交流项目是否有资金及资产的保障并且不违反国家政策；

    （5）交流协议是否得到有效执行，执行中是否存在争议，争议是否得到妥善解决；

    （6）交流是否收取相关费用，费用的收取是否按协议执行，是否纳入统一核算、统一管理。

    4、合作办学

    （1）是否设立专门的合作办学主管机构，合作办学业务是否纳入到该部门统一管理；

    （2）是否签订合作办学协议，协议的签订是否经过审批，合作双方的责权利是否明确；

    （3）合作办学的主体资格是否明确，是否存在不具备办学主体资格的单位开展合作办学业务，业务主管部门审批时是否严格按标准审批；

    （4）合作办学的收费标准是否经过相关部门审批，是否存在低价竞争现象，是否规定了最低收费标准；

    （5）合作办学的学生缴费收入是否全额上交学校，并开具正式票据；

    （6）合作办学的收入分配比例是否符合学校相关规定，是否按规定的比例与合作单位结算合作办学价款；

    （7）合作办学双方费用的分摊是否明确，是否存在合作方用票据套取资金现象；

    （8）是否存在未缴学费学生，免缴学费是否经过适当的审批，是否制订了适当的措施收缴欠缴学生学费；

    （9）是否存在合作办学纠纷，合作纠纷是否得到有效处理；

    （10）合作办学结束后，是否采取措施限制合作方以学校的名义开展其他业务；

    （11）合作办学结束后，是否及时对相关档案进行整理，是否对盈亏状况进行分析。

    5、证书管理

    （1）证书的发放是否实行归口管理，不具备发放证书的部门是否发放证书；

    （2）空白证书是否连续编号，是否由专人进行管理，是否设置了空白证书收发存明细账；

    （3）证书发放是否由专人进行审核，审核流程是否清晰，审核重点内容是否明确，已发放证书是否登记备查；

    （4）证书发放时是否核对收费情况，欠缴费用的学生是否落实了还款措施，免缴费用的学生是否履行了必要的审批手续；

    （5）证书发放前是否审核学生的学习任务完成情况，是否将证书发放给未完成学习任务的学生；

    （6）证书发放过程中是否收取相关费用，收费标准是否经过审批，所收取的费用是否全部已纳入单位统一核算、统一管理。

    6、助学、助教、助研管理

    （1）是否制订了助学、助教、助研相关实施办法，国家的相关政策是否得到有效落实；

    （2）是否制订助学、助教、助研年度总体规划，是否制订资助对象分配方案；

    （3）助学、助教、助研学生的申请标准是否明确，是否按此标准执行；

    （4）是否有专门的部门对助学、助教、助研学生的申请进行审核，审核的标准与程序是否明确；

    （5）受资助学生名单是否在一定范围内经过公示，是否指定部门对公示期内的异议进行处理，公示后的名单是否经相关部门批准；

    （6）资助的资金是否落实到位，是否足额及时发放到受资助学生；

    （7）是否建立受资助学生档案，档案内容是否得到及时更新；

    （8）是否对受资助学生定期不定期进行评估，对不具备资助标准的学生是否按规定程序取消资助；

    （9）资助过程中是否收取相关费用，收费标准是否得到批准，收取的费用是否纳入学校统一核算、统一管理。

    7、教学经费管理

    （1）是否有收费许可证，是否将收费许可证进行公示，并严格按照收费许可证上列明的收费范围和标准收取相关费用；

    （2）是否违反规定向全日制学生跨学年收费，收取重修费、专升本费、转专业费及旁听费，辅修费等费用；

    （3）是否收取学生的讲义复印费、上机费及教材代办费，收取代办费的过程中是否有佣金及回扣收入，收取的各项代办费用和佣金、回扣收入是否纳入到单位统一核算与管理；

    （4）是否以进价向学生销售教材，在销售教材的过程中是否存在差价；

    （5）部分特殊类学生国家相关部门是否定向下拨专款，是否对以定向下拨专款的学生重复收取培养费；

    （6）教学经费是否实行预算管理，是否严格执行预算，对预算的调整是否经过审批；

    （7）教学管理过程中收取的各项收入是否在校系二级进行分配，分配标准是否明确；

    （8）在教学活动中是否存在教室出租、实验室设备出租等情况，是否签订了出租协议，协议的签订是否得到审批，出租收入是否纳入到单位统一核算与管理；

    （9）是否取得教学捐赠钱物，有无捐赠协议，专项捐赠的使用是否按协议执行，收取的资金是否纳入到单位统一核算，收取的实物是否已办理过户手续，并纳入到单位统一管理；

    （10）教学支出中有无专项支出，支出范围及标准是否明确，单位是否严格按规定的范围与标准执行，教学支出项目核算是否准确，教学活动支出与其他支出是否有明确划分，如果不能明确划分，是否与其他支出进行了合理分摊；

    （11）学生管理数据库是否与财务部门数据库共享，财务部门是否根据共享数据库对学费收缴情况进行核对与分析，并通知教学管理部门对欠缴学费及时进行追缴，确保学生收费收入的真实与完整。

    （四）教学管理的信息与沟通

    1、重大决策是否形成会议记录，会议记录是否完整；

    2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册，是否根据情况变化及时进行修订；

    3、学生管理信息系统与财务信息系统是否完善，是否安全可靠，两个信息系统是否进行数据共享；

    4、各项信息录入流程是否清晰，修改是否得到授权，对有关信息的接触是否制订了限制规定；

    5、学生管理信息系统与财务信息系统是否定期形成一定的报表，报表内容的设计是否合理，是否将上述报表报送相关人员；

    6、是否依据相关规定将有关信息在一定范围内进行公告。

    （五）教学管理的监督

    1、是否定期不定期的对教学管理中的控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通中的相关内容进行评估；

    2、评估的内容是否全面、充分并突出重点，评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效；

    3、是否根据评估结果对教学管理中的相关内容加以改进，并对改进的内容进一步评估，在评估的基础上进一步改进，形成一种良性循环机制；

    4、是否将财务部门、资产管理部门等相关部门的检查处理意见落实到位。

    第二十六条  教学管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅学生管理数据库、审查教学经费收支会计资料、研究分析教学管理制度、对教学管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

    第二十七条  通过对教学管理内部控制的了解、记录和对教学管理内部控制的多项测试后，审计人员在审计报告中要对教学管理内部控制设计的健全性和是否有效运行做出评价，说明内部控制薄弱环节及风险因素，并提出改进措施。

 

第四节  科研管理内部控制审计

    第二十八条  科研管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校科研资金（包括横向科研和纵向科研）和知识产权的安全完整、降低学校科研风险、保证学校遵守科研管理法规制度和提高学校科研资金、资产、资源使用效益，而对学校科研管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。

    第二十九条  科研管理内部控制审计应获取的资料主要有：

    （一）科研管理机构及科研相关单位的岗位职责、工作手册；

    （二）科研申报、立项、实施、结题等制度或程序性文件；

    （三）各类科研经费管理制度；

    （四）科技合同管理制度；

    （五）科技成果鉴定、验收（评审）、奖励制度；

    （六）知识产权管理制度；

    （七）科研经费收支报表、账簿、凭证等会计资料；

    （八）各类科研项目档案，包括申报文件、合同书（任务书）、实施过程记录、科研成果文件等等；

    （九）其他有关资料。

    第三十条  科研管理内部控制审计的内容主要有：

    （一）科研管理的控制环境

    1、学校是否有明确的中长期科研发展规划或目标，并有具体可行的操作计划；

    2、管理层的分工是否明确，是否严格在授权范围内处理相关事项，分管领导不能处理相关事项时，是否授权其他领导进行处理，授权范围及期限是否明确；

    3、是否贯彻科研廉政责任制，是否在科研管理过程中贯彻遵纪守法思想，并制订了惩防措施；

    4、科研管理机构职责是否明确，与校内相关部门、院系等单位之间的科研管理职责划分是否合理；

    5、科研管理机构和校内相关部门、院系等单位的科研管理岗位设置是否合理，各岗位工作人员是否明确自身职责，是否胜任；

    6、科研管理机构是否针对各类科研管理业务制定了完整的业务流程，并能让校内相关部门、单位和人员知悉；

    7、是否依照有关程序对员工进行招聘和培训；

    8、各项科研管理规章制度是否健全，奖惩措施是否得当；

    9、学校是否定期组织人员对校内相关部门、院系等单位的科研管理情况进行检查评估，成效如何；

    10、学校是否有科研人员科研业绩考核评价制度或措施，执行情况如何；是否有完善的考核评价信息系统；

    11、是否制订了从业人员职业道德规范，职业道德规范的内容是否明确、切实可行，并得到有效执行。

    （二）科研管理的风险管理

    1、是否对不同的科研管理业务建立了不同的风险管理目标，风险管理目标是否明确并切实可行；

    2、是否采取措施加强对随意编报科研预算、挤占挪用科研经费进行管理；

    3、是否建立定期或不定期的风险评估机制，对风险的考虑是否全面；

    4、是否建立风险预警机制或风险预案，对风险的管理是否灵活有效。

    （三）科研管理的控制活动

    1、合作

    （1）对横向科研合作与纵向科研合作是否制订了不同的管理措施；

    （2）科研合作是否都签订了相关协议，责权利是否明确；

    （3）重大的科研合作合同是否经过审批；

    （4）是否建立科研合作协调机制，是否对科研合作各方的科研进度进行协调；

    （5）对外科研合作拨款是否严格按合同执行，并取得合作单位收款收据；

    （6）是否收取科研合作费用，科研费用的收取是否按相关合同执行；

    （7）科研合作经费支出是否按预算或科研合作合同执行，科研经费支出是否与其他支出相区别。

    2、项目调整

    （1）是否制订项目调整审批流程，该流程是否切实可行；

    （2）项目的调整是否有充足的理由，是否得到原审批机关的批准；

    （3）项目调整方案是否与原审批文件一起归档保存；

    （4）项目调整方案涉及到科研资金追加的，追加资金是否得到落实；

    （5）项目调整方案涉及到减少科研资金的，节省的科研资金是否按有关规定进行了处理。

    3、基地建设

    （1）学校成立科研机构，是否有制度规定，明确指导方针、成立条件和审批程序；执行情况如何；

    （2）学校是否有与科研发展规划或目标相适应的实验室重点建设计划；是否制定重点建设实验室的申请、遴选、审批制度，是否有建设经费的使用和管理办法、建设验收的管理办法或措施，执行情况如何；

    （3）拟进行的实验室重点建设项目是否经过可行性论证，相关的科研人员、建设经费、房屋及水电等资源保障是否充分；

    （4）学校是否有检查和评估实验室等各类科研机构的制度或措施，明确评估标准、办法和程序；执行情况如何；

    （5）学校是否有实验室设备管理制度，执行情况如何；各类实验室是否有适当的实验技术人员管理仪器设备，各类仪器设备的管理责任是否落实到人；学校是否有仪器设备使用效益的管理评价办法，执行情况如何；是否有机构负责仪器设备的调配，调配效果如何；

    （6）国家、部级重点实验室是否有相对独立的人事权和财务权，制定了完善的资产、经费、课题等建设和管理制度；是否按规定成立了建设管理委员会、学术委员会等机构，形成了完善的学校领导下的主任负责制，并按规定配备专职副主任和专职秘书；

    （7）学校是否按建设项目任务书的要求安排国家、部级重点实验室的建设配套资金和必要的运行费用；其建设经费是否按规定主要用于先进仪器设备的购置，仪器设备的更新是否纳入学校的重点建设范畴；是否按规定设立主任基金和开放课题研究基金，并按规定使用；财务管理制度是否健全，财务机构的核算和管理是否规范。

    4、验收

    （1）学校是否有科研成果鉴定、项目验收（评审）和结题的管理办法，具体规定科研成果鉴定、项目验收（评审）和结题的工作程序和要求，是否严格按程序和要求执行；

    （2）按照制度规定需要进行成果鉴定或验收（评审）的科研项目，科研管理机构是否按规定组织鉴定或验收（评审）；

    （3）项目结束后，项目负责人是否及时向科研管理机构提交结题申请和最终成果；经过鉴定或验收（评审）的，是否提交鉴定文件或验收报告（评审文件）；

    （4）所有结题的横向课题是否都有结题报告，并报科研管理机构备案；结题报告是否经所在校内单位、科研管理机构审查，并加盖所在校内单位、科研管理机构和学校法人印章；

    （5）学校是否有完善的科研档案管理制度；所有结题的科研项目，科研管理机构能否及时归档；应由校内相关部门、院系等单位提供的科研档案，提供单位是否对档案材料进行了认真审查、核实；项目所有的实验报告、记录、图纸、手稿等原始资料是否齐备；

    （6）验收结束后的科研项目资金是否按规定进行处理，是否按规定进行上缴，是否作为发展基金补充事业发展基金的不足，有无将结余资金发放奖金津贴现象。

    5、成果管理

    （1）学校是否有科研成果审核登记制度，明确科研成果审核登记的程序和要求，执行情况如何；

    （2）科研管理机构是否有统一的申报和登记文件，统一登记管理学校取得的科研成果；学校工作人员和学生取得的科研成果，以及校外人员以学校名义取得的科研成果，报送前是否都经所在部门、院系等单位审核批准；

    （3）学校是否有完善的科研成果奖励制度，详细规定申报条件、申报程序和评审办法，执行情况如何；

    （4）学校是否制定知识产权管理制度，明确相关人员在各种条件下取得的知识产权的产权归属，执行情况如何；制度制订是否符合国家相关法规、制度的规定；

    （5）项目负责人在科研管理中所作的职务发明创造和形成的职务技术成果，是否及时向科研管理机构提出申请专利的书面文件；科研管理机构是否对其提供的材料进行严格审查，可申请专利的及时申请专利，不宜申请专利的采取措施保护；

    （6）学校下属单位对外进行知识产权转让或许可使用，相关协议是否经科研管理机构审查，并报学校批准；校内单位与外单位或个人开展合作科研，涉及知识产权转让或许可使用的，合作双方是否依法签订合同，知识产权的权属及双方权利义务是否规定明确；学校取得的知识产权转让或许可使用收入是否纳入学校财务统一核算与管理；

    （7）学校教职工或学生申请非职务专利，登记非职务计算机软件，进行非职务知识产权转让或许可使用的，是否都向科研管理机构申报，科研管理机构是否予以认真审查；