第一条 为规范学校审计档案管理，保证审计档案的质量，充分发挥审计档案的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》《湖北大学档案管理办法》和《湖北大学内部审计工作规定》等有关规定，结合我校实际情况，制定本实施细则。

第二条 本细则所称审计档案，是指学校审计部门在开展审计活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态记录材料及不同形式的历史记录。

第三条 审计档案管理工作在业务上接受上级主管部门和学校档案管理部门的指导和监督。学校审计部门配备专（兼）职档案管理工作人员，负责本单位的审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和归档工作。

第四条 审计文件材料立卷归档工作流程：

（一）审计项目结束后，审计档案的收集、整理、立卷由项目审计负责人负责，按审计项目结束年度立卷、归档、移交。

（二）档案管理工作人员应对移交的项目审计案卷进行必要的整理，并将卷内文件材料和内容按要求排列和编写目录。

（三）档案管理工作人员将整理后的审计档案按规定移交学校档案管理部门，案卷封皮由学校档案管理部门按规定统一制作、填写。

第五条 审计文件材料立卷归档的规范要求：

（一）在审计活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案。

1.审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。

2.审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料。

3.审计工作方案、检查审计意见书的落实情况，后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录。

4.与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料。

5.以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料。

6.工程审计（相关）材料：包括但不限于委托造价公司出具的造价咨询报告、工程审计会签表、湖北大学审计报告、委托审计抽签结果、委托审计招标文件和委托审计合同等。

7.其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

（二）除审计活动中直接形成的档案外，下列材料也由审计部门办公室负责收集、整理，交档案管理工作人员统一归档管理：

1.上级部门及学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件；

2.学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；

3.在审计工作会议或审计学术交流会议上，本校代表的发言稿及会议的主要文件；

4.审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制；

5.其他与审计有关的材料。

（三）在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。

（四）审计档案应按项目立卷，一个项目可立一个或几个卷，不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度中立卷。

（五）审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。

第一单元：结论性文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：

1.向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告；

2.审计决定或审计意见书；

3.被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况；

4.有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级部门或学校领导的批复、批示；

5.审计报告及审计处审定报告的会议纪要；

6.被审计单位或人员对审计报告的书面意见；

7.被审单位或人员对审计决定的复审申请，对审计决定的申诉材料；

8.有关本项目的通报、处理意见；

9.移送处理意见书。

第二单元：证明性文件材料。按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：

1.审计证实问题汇总记录；

2.审计证实问题分项记录；

3.其他审计工作底稿及审计证据。

第三单元：立项性文件材料。按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列：

1.上级部门或学校领导对项目审计任务的指示和部署意见；

2.与审计项目有关的群众来信、来访记录；

3.本项目的审计工作方案；

4.审计通知书。

（六）审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则是：

1.正件在前，附件在后；

2.定稿在前，修改在后；

3.批示在前，报告在后；

4.重要材料在前，次要材料在后；

5.汇总性文件材料在前，原始文件材料在后。

第六条 审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的相应密级及其保密期限确定，由档案管理工作人员按有关规定做出标识，按保密要求进行管理。

第七条 审计档案一般应限定在审计部门内部调阅使用，审计人员按照规定程序办理借阅手续。校内外其他单位需要查阅审计档案的，必须经学校审计部门主要负责人批准，并根据学校档案管理部门有关规定办理。

第八条 所有审计档案在移交学校档案管理部门前，由审计部门档案管理工作人员负责档案的保管、保密、调阅和移交手续工作。

第九条 本细则由审计处商档案馆负责解释。

第十条 本细则自印发之日起施行。