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内部审计实务指南第4号--高校内部审计(4)-- 内部控制审计(三)
发布时间:2010年03月11日 00:00 浏览次数:人/次

收入汇总表是否经过复核,复核错误是否查明原因并及时进行更正;

    5)房产处置是否符合国家有关政策,货币性房产处置收入是否全部及时纳入单位统一核算与管理,有无长期挂账现象;非货币性房产处置是否合规,取得的各类房产是否纳入房产管理信息系统进行统一核算与管理;

    6)是否对占房行为进行罚款,罚款是否符合有关政策,罚款收入是否纳入统一核算与管理。

    (四)房产管理的信息与沟通

    1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

    2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;

    3、是否已建立房产管理信息系统,系统数据是否能满足管理层的需要,信息录入流程是否清晰;

    4、是否定期或不定期对系统资料(如房产数量、金额、分布及使用状况)进行检查、分析、研究和汇总,是否按有关规定如期、准确上报各类统计数据,并及时处理反馈意见,是否按照有关规定和程序进行信息公开;

    5、系统数据是否及时更新,更新是否有相关资料进行支持,数据的接触与修改是否经过适当授权与批准,是否定期与财务部门的记录进行核对。

    (五)房产管理的监督

    1、房产管理部门和各部门对房产的使用情况是否定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

    2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

    3、房产管理部门是否定期或不定期对各单位房产管理情况进行检查、评估、考核;

    4、各部门是否对房产管理部门、财务部门等部门的检查处理意见及时落实到位。

    第四十一条  房产管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅房产档案、审查房产修缮经费收支会计资料、研究分析房产管理制度、对房产管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

    第四十二条  通过对房产管理内部控制的了解、记录和对房产管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对房产管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

 

第七节  设备管理内部控制审计

    第四十三条  设备管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校设备信息的真实可靠、资产安全完整、设备资源得到合理有效配置、降低单位设备管理风险、保证学校遵守设备管理相关法律法规,而对单位设备管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。

    第四十四条  设备管理内部控制审计应获取的资料主要有:

    (一)设备建设发展规划;

    (二)设备管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;

    (三)各类设备管理法律法规及相关制度文件;

    (四)设备管理数据库资料;

    (五)设备经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;

    (六)设备采购合同和出租协议;

    (七)其他有关资料。

    第四十五条  设备管理内部控制审计的内容主要有:

    (一)设备管理的控制环境

    1、单位是否有明确的设备建设发展规划或目标,并有具体可行的操作计划;

    2、设备管理制度建设是否健全,是否根据情况变化及时进行修改;

    3、是否针对不同的设备管理业务活动制定了完整的业务流程,并为校内各单位所熟知;

    4、设备管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;

    5、设备管理内部岗位设置是否合理,是否配备具有一定专业技术的合格人员,岗位职责是否明确;

    6、人员招聘是否履行相关程序,对员工是否定期进行培训,及时更新和拓展知识结构,提高其设备管理能力;

    7、是否定期对设备管理情况进行考核,并将考核结果进行公布,是否对使用和管理情况制定合理的奖惩制度;

    8、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。

    (二)设备管理的风险管理

    1、风险管理目标是否明确并切实可行;

    2、是否建立识别设备管理风险的适当机制;

    3、是否有适当层次的管理部门建立设备管理风险的评估机制;对设备管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;

    4、是否及时进行风险管理;是否建立设备管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法,对责任事故追求责任、是否制定合理的赔偿制度等;各项风险管理机制是否有效。

    (三)设备管理的控制活动

    1、取得与验收

    1)学校是否设立专门的设备管理部门进行设备管理,是否建立设备申请、审批、购置、验收、使用、保养、维修等管理制度,是否明确各部门和个人的职责权限;

    2)学校是否根据教育事业和学科的发展规划,制定设备的购置方案;

    3)国内购置设备时是否通过相应的审批程序,其中大型仪器设备的采购是否进行可行性论证报告,是否组织相关学科专家和有关人员进行论证,并报相关负责人或部门审批或评审;是否合理选择供应商,对符合招标范围的仪器设备采购是否按规定程序进行招、投标采购;

    4)国外购置设备时是否按照金额进行分级论证;是否按规定进行招标采购等竞争性谈判采购;是否按国家规定,通过国家有关审批部门的进口批准;对带有放射性源的设备是否到学校环境保护部门办理相关手续,并经主管部门批准后办理进口审批手续;外贸合同是否经学校规定的有效部门委托合法的对外贸易经营权法人或组织签订;采购免税的科教用品是否按规定进行免税申报;属国家法定检验范围内的科教用品,是否按国家有关规定报国家商品检验检疫机构报验;

    5)根据不同专项资金(“211工程和“985工程等)购置设备时,是否严格执行相应的专项资金设备购置管理办法;

    6)接受赠送的仪器是否有正式书面的赠送函,捐赠设备的接收流程是否明确,是否经学校有关部门和领导审核批准,是否及时建账、建卡;

    7)其他方式取得的设备(自建、调拨等)是否及时建账、建卡,是否及时办理相关手续;

    8)设备验收时是否成立验收小组,小组的组成人员是否合理,是否根据采购合同进行验收,如属于技术性很强的设备进行验收,验收小组成员中是否包括技术专家;

    9)学校采购仪器设备是否在索赔期完成验收工作,不合格的是否及时提出索赔报告或退货处理;

    10)验收结束后是否出具验收结果报告,验收小组成员是否在结果报告上的签名,结果报告是否与采购发票一起作为财务人员处理的依据;

    11)验收结束后是否及时做好文件归档,是否将验收资料交设备数据库管理人员及时更新设备管理数据库,是否及时建卡、入账;放射性源的仪器设备是否将相关资料向学校环境保护办公室备案。

    2、日常管理

    1)是否对设备的记录、保管、维修、调拨等日常管理根据不同类设备制订管理制度;各部门是否有专门人员负责设备的日常管理;学校设备管理部门是否对设备日常管理起督促作用,是否在权限范围内进行日常管理;

    2)是否制订设备责任追究制度,事故原因是否及时查明并分清责任后进行处理,事故结果报告是否上报适当管理层;

    3)是否建立设备使用登记制度,是否根据使用登记资料提供年度设备使用情况报告,对利用率低的设备是否进行了原因分析,并提出了切实可行的改进措施;

    4)是否制订大型设备开放测试管理办法,开放测试的设备范围是否经过审批,是否采取措施保证开放测试的设备处于最佳使用状态;

    5)设备对外开放服务是否按学校规定统一收费;

    6)是否存在闲置浪费、公物私化、私自转让、丢弃等行为;设备拆改或分解使用,是否经过有关程序审批;

    7)离退休的教学、科研人员,因科研项目仍需继续使用仪器设备的,是否经过相应审批程序批准;

    8)免税进口的设备,是否在海关监管期内存在挪作它用、转移监管地点、擅自转让等违规行为;

    9)是否制订设备盘点制度,是否定期或不定期对单位设备进行盘点,盘点小组的组成人员是否合理,是否有明确的盘点计划和盘点程序,盘点结束是否提供盘点报告,盘点报告是否送达给适当的管理层,对盘盈盘亏是否分清责任并及时进行处理;

    10)设备借用(校内、外)是否经相关部门的批准,并办理借用手续;其中免税进口的仪器设备借用,是否向海关办理相关手续;借出的仪器设备如出现损坏、遗失等问题,是否按规定获得赔偿;借出后设备管理数据库是否及时更新;

    11)设备调拨(校内、外)是否按规定经相关部门或负责人批准后办理调拨手续,调拨手续是否完善合规,校内各单位的调拨是否及时办理过户手续,向校外调拨设备是否经过设备管理部门批准;免税进口仪器设备的对外调拨,是否经设备管理部门批准后并向海关申请监管变更或办理补交税款等手续。校内、外设备的有价调拨是否及时办理财务手续,数据库数据是否及时更新;

    12)对多余或积压的仪器设备是否按程序及时进行处理;

    13)是否制订设备维护保养制度,防止因各种自然和人为的因素而遭受损失,以延长其使用寿命;是否按照国家技术监督局有关规定,定期对仪器设备的性能、指标进行校检和标定,对精度和性能降低的设备是否及时进行修复;

    14)对于需维修的设备是否及时进行维修,是否存在处于保修期的设备故意拖延至保修期外进行维修;

    15)设备在维修前损坏原因是否查明,是否已追究相关人员责任;

    16)维修单位是否具有相关资质,是否存在选择不具有维修资质的单位进行维修,无法完成维修任务情况。

    3、处置

    1)对技术落后、损坏、无零配件或维修费过高等原因需降档或报废的仪器设备,是否及时做降档或报废处理;

    2)设备报损、报废是否按照金额、类别的不同制定相应制度,是否经过审批程序,即由设备所属单位提交报废申请,学校设备管理部门组织有关专家审议,提出技术鉴定报告和意见,其中重大设备的处置是否报上级领导审批;审批程序是否存在越权现象;是否有单位或个人自行处置设备;

    3)报废的仪器设备如系带有放射性同位素的含源装置或射线装置,是否到环境保护办公室及辐射防护办公室办理相关手续;免税进口仪器设备在报废前是否办理撤除海关监管手续;

    4)大批设备的处置是否采用招投标等竞争性谈判方式进行处理。

    4、设备经费管理

    1)设备修理经费是否实行预算制度,对实际支出与预算之间有差异或未列入预算的特殊项目,是否采用特别的审批手续;

    2)修理经费是否存在长期未执行情况,修理经费的预算制订是否合理;

    3)修理经费的使用是否经过审批,是否存在处于保修期的设备故意拖延至保修期外进行维修,以支付修理现象;

    4)开放测试项目是否按已审批的标准进行足额收费,收取的费用是否全部纳入单位统一核算与管理,减免收费是否报经相关部门审批;

    5)设备进行处置时,处置人、收款人与开票人员是否分离,处置收入是否全部纳入单位进行统一核算与管理;

    6)因赔偿获取的经费是否用于补偿仪器设备损坏、遗失,是否纳入账内统一核算。

    7)报废仪器设备收回的残值,是否返回规定部门,是否纳入学校年度设备经费

    (四)设备管理的信息与沟通

    1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

    2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;

    3、是否建立设备管理信息系统,系统数据录入是否真实、完整;是否建立技术档案,登记设备使用、维修等情况;

    4、是否定期或不定期对系统资料(如设备的种类、数量、金额、分布及使用状况)进行检查、分析、研究和汇总,是否按有关规定如期、准确上报各类统计数据,并对反馈意见及时进行处理,是否按照有关规定和程序进行信息公开;

    5、系统数据是否及时更新,更新是否有相关资料进行支持,数据的接触与修改是否经过适当授权与批准,是否定期与财务部门的记录进行核对。

    (五)设备管理的监督 

    1、设备管理部门和各部门对设备的使用情况是否定期进行自我评估、自我调整;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

    2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

    3、设备管理部门是否定期或不定期对各单位房地产管理情况进行检查、评估、考核;

    4、各部门是否对设备管理部门、财务部门等部门的检查处理意见及时落实到位。

    第四十六条  设备管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅设备档案、审查设备经费收支会计资料、研究分析设备管理制度、对设备管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

    第四十七条  通过对设备管理内部控制的了解、记录和对设备管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对设备管理内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

 

第八节  物资采购管理内部控制审计

    第四十八条  物资采购内部控制审计是指内部审计机构为保证本单位物资采购信息的可靠透明、资金的安全完整、物资采购资源得到合理有效配置、降低单位物资采购风险、保证遵守物资采购活动相关法律法规,而对单位物资采购内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。物资采购包括设备采购、图书采购、药品采购等大宗物资采购,但不包括对建设工程等服务采购。

   第四十九条  物资采购内部控制审计应获取的资料主要有:

    (一)物资采购管理机构及相关单位的部门职责、岗位职责及工作手册;

    (二)各类物资采购管理法律法规及相关制度文件;

    (三)物资采购申请表、物资采购招标文件、大型设备采购论证文件;

    (四)物资采购经费收支报表、会计账簿及会计凭证等会计资料;

    (五)物资采购合同;

    (六)其他有关资料。

    第五十条  物资采购内部控制审计的内容主要有:

    (一)物资采购的控制环境

    1、管理部门是否建立物资采购管理制度,是否根据情况变化及时进行修改;

    2、物资采购管理部门职责是否明确,与单位其他部门之间的职责划分是否合理;

    3、物资采购内部岗位设置是否合理,是否对关键岗位进行分工,岗位职责是否明确;

    4、是否针对不同的物资采购活动制定了完整的业务流程,并为单位员工所熟知;

    5、人员招聘是否履行相关程序,是否定期组织员工培训,提高其道德素质和专业能力,是否对员工进行定期考核,是否制定明确的奖罚制度;

    6、是否制定从业人员的职业道德规范,职业道德规范内容是否明确、切实可行,并是否得到有效执行。

    (二)物资采购的风险管理

    1、风险管理目标是否明确并切实可行;

    2、是否建立识别物质采购管理风险的适当机制;

    3、是否有适当层次的管理部门建立物质采购管理风险的评估机制;对物质采购管理风险的评估是否全面;是否对人事、控制程序等变化设立反应机制;

    4、是否及时进行风险管理;是否建立物质采购管理风险的控制机制,包括风险管理的预警机制、监控机制、应急措施等,比如是否对重大设备进行投保、是否建立设备丢失损坏赔偿办法,对责任事故;各项风险管理机制是否有效。

    5、风险管理机制是否包括对物质采购流程的监控,比如是否审核供应商资质,是否评估供应商信誉、资质和财务状况,是否对供应商生产产品进行质量检验,是否检查采购人员素质,是否对采购活动流程设计监督机制,是否对采购物质进行验收,验收单的价格和数量是否与采购单一致,付款手续是否健全;

    6、是否设计应急计划回避、降低、防范物资积压和短缺等情况;是否设立了备选供货商团队。

    (三)物资采购的控制活动

    1、物资采购计划

    1)采购计划的编制是否符合单位需求,采购申请所要求的技术指标是否明确,是否有采购经费予以保障;采购申请表是否有库管人员的签字,是否已考虑到单位实际库存量状况;

    2)各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请进行分类初审,对口把关;

    3)对不符合规定的采购申请,有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准其采购申请;对于紧急采购情况,是否在规定日期内补办相关手续;

    4)对于重要的和技术性较强的物资采购,是否组织专家进行论证,实行集体决策和审批;

    5)大型仪器设备采购计划中所要求的配套设施是否符合设备需要,并已准备到位;

    6)采购计划所列的价格和物质数量是否合理;

    7)是否按要求进行招标采购,招标过程是否公平、公开、公正;是否建立供应商评价小组,小组人员组成是否合理,是否经集体决策择选供货商名单;是否定期调查和复核供货商名单。

    2、物质采购申报价格

    1)是否按照规定程序进行价格申报,是否根据不同的物资采购方式确定申报价;申报价是否高估虚报;申报价格是否经过合理程序进程核定;

    2)申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内,是否列入采购预算;是否存在随意压价而忽视物资质量的现象。

    3、物资采购合同

    1)供货商是否具有签约资格;

    2)合同的签订程序是否合规,市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查,是否取得供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力,参予业务谈判的代表的业务能力和技术水平是否具备,是否由两人以上参与谈判,合同变更、解除或终止的理由是否充分,是否签署了书面变更协议并履行了审批手续,对于已发现的将严重损害组织利益的已签署合同,是否及时采取了纠正措施;

    3)合同内容是否得到全面、严格的履行,有无合同违约,如对方违约,是否及时组织索赔,如本单位违约,是否追究相关人员的责任;

    4)有无专门合同管理机构,合同的归档和保管是否完整,是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其他合同附件。

    4、物资采购计划执行

    1)是否按采购计划、采购申请单确定的采购方式和供货商进行采购;对基建工程和设备、教材、图书等大宗物资的采购,是否按规定实行政府采购或公开招标;

    2)是否设置有独立的部门或人员进行采购验收,是否制定适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊;是否存在验收不严造成以好充次等现象;验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行;验收是否签署顺序编号的验收报告;

    3)是否严格按照合同规定进行验收,超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准;逾期未交货者,有无按合同规定给予罚款或没收违约金;短缺物资和不符合质量要求的物资是否根据不同情况及时组织索赔;

    4)审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致,价格的变动是否经过核准;运费是否符合确定的价格标准;

    5)是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单,财会部门是否是对所有单据进一步审核后编制记账凭证,登记付款凭单登记簿或应付账款明细账,确认负债;

    6)付款是否符合资金结算制度的要求;付款是否在会计人员审核的基础上,经过授权人审批;是否按确定的付款方式付给指定的收款人;核实付款金额和收款人是否正确;有无使用空白支票;已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等;

    7)预付账款是否经过申请、审批;收到采购物资后,是否根据供应商发票及时冲减预付账款;是否与供货商定期对账;

    8)是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表;是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况;采用分析性复核方法,通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额,确定应付账款有无异常变动。

    5、物资采购经费管理

    1)专项采购经费是否实行专项管理,有无挪用;

    2)有无长期未使用的采购经费,采购经费预算是否合理;

    3)是否由采购人员以外的人员定期与供货单位进行对账,核对采购及欠款情况;

    4)物资采购的过程中对给予折扣的经营者,是否明示并如实入账,是否存在暗扣情况,收取的回扣收入是否纳入单位统一核算与管理。

    (四)物资采购的信息与沟通

    1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

    2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订,相关制度是否按规定公开;

    3、是否建立物质采购信息管理系统,信息录入流程是否清晰,是否投入充分的资源来支持对信息系统的开发和修改,修改是否得到授权,对有关信息的接触是否制订了限制规定;

    4、采购系统是否定期生成报告对报告信息与其它信息(比如财务信息等)存在的差异是否及时妥善处理,是否将调查结果向管理层提交,是否及时妥善处理管理层反馈意见;是否按规定程序进行信息公开;

    5、有无通畅的例外情况报告渠道,员工的反馈以及供货商的投诉渠道是否畅通,员工是否能在信息畅通的环境下有效履行职责。

    (五)物资采购的监督

    1、是否建立适当管理程序保证物资采购控制的运行;是否定期或不定期评估运行效果;并对运行的效果进行评估;评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

    2、是否根据评估结果对相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

    3、是否对相关部门的检查处理意见及时落实到位;

    4、是否对建立物质采购流程持续监督机制,是否定期向管理层汇报监督情况,是否定期对监督机制进行评估更新;采购程序稽核和监督人员是否独立。

    第五十一条  物资采购内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅物资采购档案、审查物资采购经费收支会计资料、研究分析物资采购管理制度、对物资采购流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

    第五十二条  通过对物资采购内部控制的了解、记录和对物资采购内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对物资采购内部控制设计的健全性和是否有效运行作出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。


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