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XX学院院长经济责任审计案例浅析
发布时间:2017年07月09日 19:27 浏览次数:人/次

XX学院院长经济责任审计案例浅析

一、案例背景

(一)立项依据及目标

该审计项目根据《XX大学中层主要领导干部和企业领导人员经济责任审计规定》,受学校党委组织部委托(学院院长在学校组织部在年初下达的领导干部经济责任审计对象建议名单函中),主要针对该学院院长在任职期间,履行经济责任的情况,包括对院长聘任合同以及目标任务书有关经济指标完成情况,学院的财务收支、预算完成、经济决策程序、以及经济管理等情况进行审计。

根据院长聘任合同的要求,学校对外聘院长实行中期考核和聘期届满考核,并分别在聘期两年和聘期届满时进行,配合考核程序,作为学校考核委员会成员之一的审计处,同期分别对外聘院长开展任中、任期经济责任审计。

(二)学院基本情况

该学院是XX大学工学部的二级学院,成立于2001年,有3个一级学科,教职工142人,学生近1600人。学院院长为面向海外公开招聘的外聘院长,本次审计期间为2010年7月至2014年6月。

(三)审前调查

审计组通过研究学院上次内部审计报告、审前调查及对审计风险的评估,确立了审计重点,具体为:学院重要经济决策的程序和效果、学院对xx技术分院的管理、合作办学合同的签订与收入管理、科研经费管理等方面。

二、审计过程及方法

经审前调查和编写审计方案,并获处领导的批准,审计组即按照方案中审计实施步骤实施审计,主要是进行对风险较高领域的取证工作:

(一)重要经济决策的程序和效果

通过经济责任审计述职报告会、群众评议会以及会上回收的院长经济责任审计调查表,审计组了解到学院院长未在学院党政联席会议讨论预算编报和通报决算情况,而且学院与合作机构成立的技术分院的管理情况也未在学院领导班子中讨论,审计组认为该学院重要经济事项决策未做到充分民主。

(二) 合作办学合同的签订与收入管理

1.审计访谈过程中,审计组了解到:学院存在国际合作办学纠纷,且正在与学校有关部分协商、核定该办学项目的培养成本及款项拨付事宜,审计组随即向学院索取了学院与某国际交流中心签订的“与英国某大学4+1合作项目管理协议”原件,了解了纠纷产生的根源,即学院未经学校职能部门审核,直接与合作方签署协议,而武汉大学因协议中规定对合作机构的学费分成比例严重不合理,因此,尚未批准支付合作办学机构相关学费分成款和相应出国留学服务费,造成较大经济纠纷风险。该学院院长系从国外引进的外聘院长,不熟悉、了解国家相关政策法规,没有认识到:因学院系非独立法人单位,该协议不具备法律效力,但合作机构按照协议,对往届学生已提供了留学支持服务,并且还在继续与学院开展招生服务合作,学校拖欠款项势必导致重大的经济纷争和后续解决争端、协商处理的难度。

2.该学院在网页上公布了某工程硕士专业的招生简章,并在审计组要求下,提供了学院各类包括工程硕士和继续教育招生规模数据,但学院财务部门账上却无该工程硕士专业的学费收入,审计人员结合前期对另一学院合作办学情况的了解,判断该学院存在类似合作办学事项,且合作办学收入很有可能体外循环,形成“小金库”。

当审计组问询、索要相关办学合同协议时,学院审计联系人矢口否认,但种种迹象无法说服审计人员打消对被审计单位的怀疑,审计人员陷入了暂时的困境,一方面凭审计经验和对学院人员面谈表情的观察,觉得违规事项确有其事,另一方面又无法从被审计单位查找到审计证据。经过对其他学院类似事项的仔细梳理和思考,终于找到突破口,该类合作办学事项的共性是:办学学院(承担主要的教学、培养任务)通过委托第三方公司(中介公司)代其与学校研究生院、学校A学院(具备软件工程硕士招生资质)签订合作办学协议书,A学院收取全额学费,后按照合作办学协议中的学费分成比例将部分学费以办班管理费的方式支出,转入中介公司的银行账户;办学学院再与中介公司签署后续学费分成协议,取得相关办学收入,即在学校部门账外收支,形成账外账。

如果该学院部门财务账上无相应收入,那在A学院的部门财务账上应该会以“办班管理费”支出的方式体现。确定该审计思路后,审计人员随即调阅、打印了A学院有关办班管理费支出的明细账,再据此逐一查阅记账凭证及附件,查找到标注该学院院名的就读学生名单,终于确定了与该学院合作的中介公司、三方(A学院、校研究生院、中介公司)签署的办学协议及相关资金流向;该学院人员在确凿的审计证据面前,不得不承认办学事项,并提供学院与中介公司签署的协议、后续分配方案、及账外资金的具体用途。

审计最终审定,与该学院合作的中介公司的法人代表系学院一教师,该公司在学院教学办公大楼里开展业务;从2009年至2012年,该中介公司从A学院收到办班管理费近500万元,后续支付该学院200余万元,学院则全部用于教职工的年终福利发放。

3.学院中外课程项目情况

(1)经走访了解和核实,2007年至2013年6月,学院聘用会计在学院领导授意下,一直在学院财务室,代合作办学公司收取中外班签证费和项目管理费等费用,且收入存入个人银行卡,并开具非正规票据,属违规收取代收费。

(2)学院聘用会计,同时被中外班合作办学公司聘用。自2008年6月起至2011年1月,学院会计将中外班代收经费存入个人银行卡中,并在公私混用银行卡中从事个人银证转账的炒股业务。会计人员是学院财务管理和运行中的关键岗位,会计人员具有“双聘身份”,不利于形成有效的内部控制,存在重大财务管理风险。

(3)通过分析合作办学协议,发现有关收费的中英文合同条款不一致,且合作办学肇始之初,未在党政联席会中讨论和通报该重要事宜,而是经学院主要领导一手操作和控制。

4.学院答辩费报销、发放情况

2010年、2011年,该学院分别报销研究生答辩费共计200万元,报账凭证均未附明细教师酬金发放表。经调查,学院会计领取了相关款项的银行现金支票,相关资金存放于学院行政副院长的个人银行卡中,并与学院会计的银行卡互通有无;且非据实发放,部分款项在领导班子成员小范围内发放。资金使用的失控归结于学校财务部的报销审核管理不到位。

(三) 科研经费管理

审计项目伊始,审计处处长即向审计组组长宣讲,近期国家教育部相继出台的关于规范管理科研行为、科研项目和科研经费的规章制度,要求审计组加大对科研协作费、劳务费、设备物资和服务采购等审计问题多发领域的审查。审计组在对学院财务部门电子账套有关科研协作费、劳务费支出的筛选中,结合对原始记账凭证的查阅,发现该学院一教师的横向科研项目向其配偶注册的公司分次支付科研协作费共计151.00万元,该课题组亦未能提供该资金支出与科研项目内容相关性的支撑材料。该重要审计线索的发现,缘于该教师的配偶在课题组和外协公司分别担任财务人员和公司法人,并在科研经费支出报销单上和外协合同作为关联公司法人代表均签字、确认,遗留书面文件证据。

(四)学院对关联公司的管理

近年来,高校二级学院纷纷成立技术开发有限公司,表现形式为学院成立、控股,学院领导担任公司法人代表,而学院对所属子公司的管理和与之业务往来,成为院系经济责任审计关注事项频发的区域。

1.审计期间,根据审计调查了解的情况,经处领导研究,要求审计组对学院所属技术分院进行延伸审计,审计重点为学院对该技术分院的管理情况。

2011年,该学院与学校参股的B公司签署了合作备忘录,在学院内成立了某技术分院,B公司承诺每年根据共同承接的业务量拨付相应款项至该学院。

审计实施过程中,审计处处长收到一份B公司对该技术分院的内部管理审计报告,其中揭示的问题和风险,综合考虑审计前期访谈中获得的信息,引发了审计组对有关资金拨付、使用和该学院对该技术分院管理状况的深入调查。处领导高度重视,并参与到审计现场工作中,走访、约谈学院及技术分院的相关人员、查阅历史合同文件、资金流向、相关经费支出的原始记账凭证等。审计最终发现,学院对该技术分院的管理存在明显漏洞,表现在以下方面:

(1)学院未提供真实、完整的审计资料,具体表现为:提交B公司虚假的支出明细资料;学院在两次经济责任审计(任中、任期)提交的2份《xx技术分院管理暂行办法》中,制定时间相同,关键条款却不一致;且未按审计要求提供分院报销单存根联。

(2)该技术分院未实行关键岗位亲属回避制度,相关内部控制和牵制机制缺失;

(3)相关拨付到位的资金支出管理不规范,存在以燃油费名义套取资金的现象;

(4)该技术分院的财务管理未做到主动公开、透明。具体表现为:制定财经制度未经学院集体决策,相关资金收支情况未在学院进行通报。

2.学院所属子公司的主要外包研发合同未经集体决策,且未履行招投标程序,存在重大财务风险。合同金额114.89万元。该合同在公司所有外包合同金额占比52.07%,该项目未履行招投标程序,且无集体决策记录(董事会会议记录),亦未见合同签订审批表。

审计发现:该研发合同执行效果较差,合同研发产品交付使用后,多次修改、调整,整体产品使用效果不佳。外包公司官方网页不正规,因审计资源的局限,未追踪调查合作公司的专业资历能力。

3.学院与关联公司的往来业务管理

(1) 学院与关联公司互相委托科研协作项目,且金额重大(近200万元),通过分析学院提供的科研合作协议的内容,认为对相互协作的必要性证明性不足,且学校相关科研管理机构对此类科研活动的审核不严谨,无台账记录和科研活动轨迹分析,存在重大管理风险。

(2)学院子公司返还学校的研发项目经费被挪作他用。2013年7月,学院所属子公司与XX大学签订了项目委托开发协议书,项目负责人兼任公司股东和董事、学校某职能部门领导。公司在合同签订一周内,将项目经费一次性、全额转入乙方指定账户(XX大学)。2013年10月,该项目经费在校内即作科技外协项目结题处理。经审计追查至记账凭证,确认该款项已被转为学校某职能部门的行政办公经费。

四、审计结果及成效

(一)审计结果和建议

根据审计发现的问题,审计组分析、总结学院管理、制度建设方面的缺陷,审计认为,学院应不断完善内控制度体系的建立、健全工作,并加强制度执行的有效性。审计期间,学院在合作办学管理、对分院、子公司的管理、财务报账程序、合同签订、科研经费管理等方面存在管理漏洞,面临较大的合规性风险。审计组提出几类管理建议,主要是:

1.建议学院认真执行“三重一大”集体决策制度,建立健全学院议事规则和决策程序,进一步落实重要经济事项必须经学院领导班子集体研究决定,规范决策行为,防范决策风险。

2.建议学院认真执行《XX大学加强科研经费管理的实施办法》,切实履行科研经费监管责任,防范科研经费支出风险,提高经费使用效益。加强科研项目审核,控制与关联公司的相互科研协作活动;科学编制项目预算,合理控制项目劳务费支出。

3.建议学院加强对技术分院的管理,规范分院的财务管理工作,实行关键岗位亲属回避制度,切实做到财务公开、透明。

4.建议学院严格执行学校财经管理制度,加强合作办学合同的规范签订和收入管理工作。

5.建议学院严格执行《XX大学采购与招投标管理办法》,对金额超过10.00万元的基建、维修项目,实行招投标程序管理。

6.建议学院停止在学院财务室代收费的违规行为,切实规范学院的收费管理工作。同时,加强内部控制,实行会计人员等关键岗位定期轮岗制度,切实防范财务管理风险。

7.建议学院严格执行学校财经管理制度,规范合同管理,办学收入管理、规范答辩费和论文评阅费的发放、报销手续。

(二) 审计成效

审计实施阶段,审计处领导就审计发现事项多次向分管审计工作的校领导汇报工作情况,审计报告报学校领导批准后,即正式行文。审计组在审计报告初稿征求意见阶段,以及经济责任审计报告交接阶段,与被审计学院领导就审计关注事项的整改、落实审计建议事宜做了进一步沟通,该学院按照审计报告的要求,积极整改,并及时提交了整改报告。

1.籍此整改、落实审计建议的工作之机,该学院领导班子着力加强了“三重一大”集体决策制度的建立和执行,理顺学院与技术分院、B公司的关系,建章立制,规范对学院所属技术分院的运行管理。

2.针对科研经费管理问题,学院领导约谈了相关科研项目负责人,强调项目负责任人的直接责任;同时,科研课题负责人主动将违规转出的外协经费退还至学校账户,及时挽回了学校的经济损失,规避了学校接受外部审查面临的声誉风险;审计还帮助学院树立了对科研经费管理肩负着不可推卸的监管责任的意识,学院积极宣讲《XX大学加强科研经费管理的实施办法》,加大学院对大额科研经费支出的审批控制力度。

3.针对中外课程班收费问题,学院取消了财务室,相关财务人员已离职或提前解聘,学院停止之前违规代收费行为。关于答辩费报销不规范的问题,学院积极整改,后续报销答辩费时,即按照实际参与人员名单当次发放完毕,不留余款。

由此可见,内部审计在业务实施中,帮助确认高校二级学院在内部控制执行中的效果和存在的问题,并且予以提示和督促整改,达到减少内部控制设计上的先天缺陷,和执行中的薄弱环节、缺失链条,堵塞内控系统的漏洞。从而减轻、规避风险,进一步改善风险管理和学校的运营,为学校增加价值,促进学校总体事业发展目标的实现。

五、思考与启示

通过对上述审计项目和审计事项的分析和思考,审计组总结了以下几点经验和方法,以资参考:

(一)在审计现场灵活运用恰当的方式方法,查找审计问题线索

从业务入手、进行业务分析、内控分析;把握整体,全面审视。全面采集信息、综合数据分析,既要关注财务信息,又要注重业务信息,既要能处理格式化数据,又会处理非格式化数据。通过了解、分析同类审计事项的共性,在全校范围内查找审计线索,不拘囿于对个别学院的分析审查,其他学院、二级单位的审计经验成为内部审计可随时取用的智能资源库。

(二)严格履行经济责任审计程序

注重以调查问卷、座谈会、人员访谈等多种方式收集信息,查看学院党政联席会议和院务会会议记录,通过合规性审查,例如审查评价学院“三重一大”集体决策制度的执行情况,能够为定位审计关注事项提供线索。

(三)在院系经济责任审计中嵌入科研经费管理审计

将抽查科研项目经费(包括专项)管理情况嵌入到对其中层主要领导干部的经济责任审计中,尤其是针对创收以科研服务见长的院系;实践证明,这种审计模式对发现违规、违纪事例,监管、促进学院科研项目经费合规使用是著有成效的。

(四)审计人员要善于培养个人职业能力和综合素质

审计人员需熟练掌握、运用财务电子账的筛选技术,并实地查阅相关原始记账凭证及所附报销单据和科研协作合同,善于与学院不同级别人员进行有效沟通,获取支持性的审计证据。

(五)发挥审计团队的合力效应

审计团队应从多渠道收集审计项目的关联信息和资料,共同分析、研究复杂的审计项目,形成合力;既立足微观账目的查阅,又着眼宏观背景的了解;内部审计旨在促进规则的优化,为组织增加价值,必须超脱浩繁事务的羁绊,提升对规律的把握能力,为学校的运行提供洞见,切实为学校发展规避风险,增加价值。

总之,复杂审计项目的成功实施,关键在于发挥审计团队的集体智慧,借助内外部力量,形成合力,查找审计问题线索;另外,审计人员的个人职业能力和综合素质亦很重要,应根据实际情况灵活应变,制定高效率的审计策略和方法,勤于思索、善于批判性的思维模式,加之明晰洞察,才能找到坚实的审计证据。(作者:武汉大学审计处 陈学轼)


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