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Excel在审计操作中的一些小技巧(2006.11.27)
发布时间:2006年11月27日 00:00 浏览次数:人/次

    随着计算机审计电子化、集成化、广域化、数字化和无纸化水平的不断提高,Excel XP作为一款功能非常强大的表格处理软件,在审计实务操作中应用的范畴日益广泛,在提高审计效率与质量方面发挥的作用日益明显。现将平时操练过程中总结的一些小的经验和技巧奉献给大家,希望能够对大家审计业务的开展起到有一定的帮助。
    1. 生成备份工作薄
    对工作薄执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,选“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份选项”,确定保存。以后修改该工作薄后再保存,系统会自动生成一份名称为“xxx的备份.xls”的备份工作薄,且能直接打开使用。
    2. 给你的工作簿加把锁
    对工作薄执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,选“常规选项”,在随后弹出的对话框中,在“打开权限密码”中输入你要设定的密码,点击确定,在弹出的确认密码对话框中再输一遍密码,确认保存。以后每次打开该工作簿时就需要输入已设定的密码后才能打开了。另外,也可以设定修改权限密码,在“打开权限密码”下边有“设定修改权限”对话框,如果在其中输入你要设定的密码,以后打开该工作簿时只有输入已设定的密码后才能对其进行修改,否则工作簿仅为只读状态。
    3. 每次选定同一单元格
    有时,我们为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是,每次输入一个值后按下Enter键查看结果后,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则难题会立刻迎刃而解,既能查看结果,而活动单元格仍停留在当前单元格。
    4. 将相同内容成组填充到多张表格的固定单元格
    在按下Ctrl键的同时,单击需要输入相同内容的不同工作表名称,如Sheet1、Sheet3、Sheet4……,(如果要选中排列在一起的几张工作表,可以在按下Shift键的同时,单击第一个工作表和最后一个工作表即可),在其中任意一个工作表中的某一单元格(如A1)中输入内容,按下Enter键后,该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格(A1)中了 。
    5. 同时打开多个工作薄
    执行“文件→打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件,然后按“确定”按钮,就可以一次打开选中的多个工作薄。 
    6. 快速定位指定条件的单元格
    以选定包含公式的单元格为例,执行“编辑→定位”命令,在随后弹出的对话框中,按“定位条件”按钮,选中“公式”选项后确定,即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。采用同样的方法,可以分别将符合常量、空值等条件的单元格选定出来。
    7. 快捷输入函数的参数
    如果你只记得函数的名称,而记不清它的所有格式,你可以先在单元格中输入一个等号及函数名(如=sum),然后按下Ctrl+A键,Excel则自动打开“函数参数”对话框,引导你快速输入函数的参数,免去了刻意记忆的痛苦。
    8. 在单元格中批量插入固定字符
    在审计过程中,我们有时需要在已有数据的某个位置添加某些新的数据,以目前新旧身份证号码的差异为例,身份证号码的年份由2位表示改为4位。那么,我们如果要将年份的前两位“19”插入旧身份证号码中,就需要进行以下操作(假定旧身份号码保存在A列中):在B1、C1、D1单元格中分别输入公式:=LEFT(A1,6)、=RIGHT(A1,9)、=B1&"19"&C1,用“填充柄”(将鼠标移至该单元格右下角小点处,当鼠标变为十字时,点住左键下拉)将上述公式复制到B、C、D列的其它单元格中,即通过函数在旧身份证左侧和右侧定位要插入“19”的位置,然后将“19”插入旧身份证号码中,并显示到D列中。
    9. 快速合并各列内容
    如果我们想将多列的内容合并到一列中,通过连字符“&”就能实现。比如我们要将B1和C1单元格合并显示在D1单元格中,我们只需在D1单元格中输入公式:=B1&C1,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C列的内容即被合并到D列对应的单元格中了。
    10. 让符合条件的数据以不同的格式(如不同的颜色)显示出来
    在查账过程中,我们往往希望一些符合条件的数据直接显示出来,方便查找,我们可以运用“条件格式”功能来实现。如我们希望某工作表中D列中金额大于2000的数据用棕色的字体显示出来,其它以“黑色”字体显示,我们可以这样设置:选定D列(将鼠标移至D列上方标题处,在鼠标变为下箭头时点击左键),执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。这样,符合条件的数据就会按你的要求以不同颜色显示出来了。采用类似方法,也可以让让符合条件的数据以粗体、斜体等不同方式显示出来。
    11. 建立个性化工具栏
在Excel默认的工具栏中,审计操作中经常用到的一些按钮,如插入行、插入列等按钮并未加入其中,我们可以通过以下操作建立符合你工作需要的个性化工具栏。在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,在左侧选择相应类别,在右侧选择相应命令按钮,然后将选定的命令按钮托到工具栏就可以了。
    12. Excel使用过程中常用的一些快捷键
    Ctrl+A(全选);Ctrl+C(复制);Ctrl+V(粘贴);Ctrl+S(保存);Ctrl+P(打印)


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